Povećanje produktivnosti tima: Globalni vodič za automatizaciju radnih procesa

U današnjem brzom globalnom okruženju, produktivnost tima je ključna za uspjeh. Organizacije neprestano traže načine za optimizaciju procesa, uklanjanje uskih grla i osnaživanje svojih timova kako bi postigli više. Automatizacija radnih procesa pruža moćno rješenje pojednostavljivanjem ponavljajućih zadataka, poboljšanjem komunikacije i oslobađanjem dragocjenog vremena za strateške inicijative.

Što je automatizacija radnih procesa?

Automatizacija radnih procesa uključuje korištenje tehnologije za automatizaciju ponavljajućih zadataka i procesa, zamjenjujući ručni napor automatiziranim radnjama. To može varirati od jednostavnih zadataka poput slanja obavijesti e-poštom do složenih, višestupanjskih procesa koji uključuju više odjela. Osnovno načelo je definirati niz koraka, ulaza i izlaza, a zatim koristiti softver ili alate za automatsko izvršavanje tih koraka.

Prednosti automatizacije radnih procesa:

• Povećana učinkovitost: Automatizacija eliminira ručne korake, smanjuje pogreške i ubrzava dovršetak procesa.
• Poboljšana produktivnost: Automatiziranjem ponavljajućih zadataka, članovi tima mogu se usredotočiti na aktivnosti veće vrijednosti koje zahtijevaju kreativnost, rješavanje problema i strateško razmišljanje.
• Smanjeni troškovi: Automatizacija može značajno smanjiti troškove rada, minimizirati pogreške koje dovode do financijskih gubitaka i optimizirati raspodjelu resursa.
• Povećana točnost: Automatizirani procesi manje su skloni ljudskim pogreškama, što rezultira točnijim podacima i dosljednim rezultatima.
• Bolja komunikacija: Alati za automatizaciju radnih procesa često uključuju značajke za automatske obavijesti, dodjelu zadataka i praćenje napretka, poboljšavajući komunikaciju i suradnju unutar timova.
• Poboljšana usklađenost: Automatizacija pomaže osigurati pridržavanje utvrđenih procedura i propisa, smanjujući rizik od neusklađenosti.
• Povećano zadovoljstvo zaposlenika: Oslobađanjem zaposlenika od monotonih zadataka, automatizacija može podići moral i zadovoljstvo poslom, što dovodi do veće stope zadržavanja.
• Bolja vidljivost i kontrola: Alati za automatizaciju radnih procesa pružaju uvid u performanse procesa u stvarnom vremenu, omogućujući menadžerima da identificiraju uska grla i donose odluke temeljene na podacima.

Prepoznavanje procesa pogodnih za automatizaciju

Nisu svi procesi idealni kandidati za automatizaciju. Najbolji procesi za automatizaciju su oni koji su:

• Ponavljajući: Zadaci koji se obavljaju često i dosljedno.
• Temeljeni na pravilima: Procesi koji slijede definirani skup pravila i kriterija.
• Ručni i dugotrajni: Zadaci koji zahtijevaju značajan ručni napor i troše veliku količinu vremena.
• Skloni pogreškama: Procesi u kojima je ljudska pogreška česta pojava.
• Ovisni o više dionika: Radni procesi koji uključuju više pojedinaca ili odjela.

Primjeri procesa za automatizaciju:

• Obrada faktura: Automatizirajte primitak faktura, unos podataka, usmjeravanje odobrenja i obradu plaćanja.
• Uvođenje novih zaposlenika (onboarding): Automatizirajte stvaranje korisničkih računa za zaposlenike, dodjelu materijala za obuku i upoznavanje s članovima tima.
• Zahtjevi korisničke podrške: Automatizirajte usmjeravanje upita korisnika odgovarajućem timu za podršku, pružite automatske odgovore na uobičajena pitanja i pratite napredak rješavanja.
• Upravljanje potencijalnim klijentima (leadovima): Automatizirajte prikupljanje, kvalifikaciju i dodjelu potencijalnih klijenata prodajnim predstavnicima.
• Objavljivanje na društvenim mrežama: Zakažite i automatizirajte objave na društvenim mrežama na različitim platformama.
• Sustav prijava za IT podršku: Automatizirajte stvaranje, dodjelu i praćenje rješavanja prijava (tiketa).
• Obrada izvješća o troškovima: Automatizirajte podnošenje, odobravanje i povrat troškova.

Alati za automatizaciju radnih procesa: Globalni pregled

Dostupan je širok izbor alata za automatizaciju radnih procesa, od jednostavnih aplikacija za upravljanje zadacima do sofisticiranih sustava za upravljanje poslovnim procesima (BPM). Najbolji alat za vašu organizaciju ovisit će o vašim specifičnim potrebama, proračunu i tehničkim sposobnostima. Evo pregleda nekih popularnih opcija:

Platforme bez koda/s malo koda (No-Code/Low-Code)

Ove su platforme dizajnirane za korisnike s ograničenim ili nikakvim iskustvom u programiranju. Obično imaju sučelja s povlačenjem i ispuštanjem (drag-and-drop) i unaprijed izgrađene predloške, što olakšava stvaranje i automatizaciju radnih procesa. Primjeri uključuju:

• Zapier: Povezuje različite aplikacije i automatizira zadatke između njih. Pogodno za mala i srednja poduzeća.
• IFTTT (If This Then That): Jednostavan alat za automatizaciju prvenstveno za osobnu upotrebu i povezivanje pametnih kućnih uređaja, ali također koristan za osnovne poslovne automatizacije.
• Microsoft Power Automate: Integrira se s Microsoft Office 365 i drugim Microsoftovim proizvodima. Idealno za organizacije koje su već uložile u Microsoftov ekosustav.
• Airtable: Moćan hibrid baze podataka i proračunske tablice s robusnim značajkama automatizacije.
• monday.com: Radni operativni sustav s jakim sposobnostima automatizacije radnih procesa.

Sustavi za upravljanje poslovnim procesima (BPM)

BPM sustavi nude sveobuhvatniji skup značajki za upravljanje i automatizaciju složenih poslovnih procesa. Obično uključuju mogućnosti za modeliranje, izvršavanje, praćenje i optimizaciju procesa. Primjeri uključuju:

• ProcessMaker: BPM platforma otvorenog koda dizajnirana za automatizaciju složenih radnih procesa.
• Bizagi: Low-code BPM platforma koja pruža vizualno sučelje za dizajniranje i automatizaciju procesa.
• Appian: Sveobuhvatna BPM platforma koja podržava i low-code razvoj i robotsku automatizaciju procesa (RPA).
• Pega: Vodeća BPM platforma koja se fokusira na angažman kupaca i digitalnu transformaciju.

Robotska automatizacija procesa (RPA)

RPA uključuje korištenje softverskih robota (botova) za automatizaciju ponavljajućih zadataka koje obično obavljaju ljudi. Ti botovi mogu komunicirati s postojećim aplikacijama i sustavima bez potrebe za promjenama koda. RPA je posebno koristan za automatizaciju zadataka koji su intenzivni podacima, temeljeni na pravilima i zahtijevaju interakciju s više sustava. Primjeri uključuju:

• UiPath: Vodeća RPA platforma koja nudi sveobuhvatan set alata za dizajniranje, implementaciju i upravljanje softverskim robotima.
• Automation Anywhere: Još jedna popularna RPA platforma koja pruža korisnički prilagođeno sučelje i širok raspon mogućnosti automatizacije.
• Blue Prism: RPA platforma za poduzeća dizajnirana za automatizaciju složenih i kritičnih procesa.

Alati za automatizaciju specifični za industriju

Određene industrije imaju specijalizirane potrebe za automatizacijom. Na primjer, zdravstvene organizacije mogu imati koristi od alata za automatizaciju dizajniranih za upravljanje medicinskom dokumentacijom i terminima pacijenata. Financijske institucije mogu koristiti alate za automatizaciju provjera usklađenosti i otkrivanja prijevara. Razmotrite rješenja specifična za industriju radi poboljšane učinkovitosti i točnosti.

Najbolje prakse za implementaciju automatizacije radnih procesa

Uspješna implementacija automatizacije radnih procesa zahtijeva pažljivo planiranje i izvršenje. Evo nekoliko najboljih praksi koje treba slijediti:

1. Počnite s jasnom strategijom: Definirajte svoje ciljeve za automatizaciju. Identificirajte procese koji će imati najveći utjecaj na vaše poslovanje.
2. Uključite dionike: Angažirajte članove tima iz različitih odjela kako biste prikupili povratne informacije i osigurali prihvaćanje. Razumijte njihove bolne točke i uključite ih u dizajn rješenja.
3. Mapirajte svoje procese: Detaljno dokumentirajte svoje postojeće procese. Identificirajte uska grla, neučinkovitosti i područja za poboljšanje. Koristite alate za mapiranje procesa kako biste vizualizirali radni proces.
4. Odaberite prave alate: Odaberite alate za automatizaciju koji odgovaraju vašim specifičnim potrebama i proračunu. Uzmite u obzir faktore kao što su jednostavnost korištenja, mogućnosti integracije i skalabilnost.
5. Dizajnirajte korisnički prilagođene radne procese: Stvorite radne procese koji su intuitivni i jednostavni za korištenje. Pružite jasne upute i smjernice korisnicima.
6. Temeljito testirajte: Opsežno testirajte svoje automatizirane radne procese prije nego što ih pustite u produkciju. Osigurajte da rade ispravno i da zadovoljavaju vaše zahtjeve.
7. Pratite i optimizirajte: Kontinuirano pratite performanse svojih automatiziranih radnih procesa. Identificirajte područja za poboljšanje i prilagođavajte ih prema potrebi.
8. Pružite obuku i podršku: Pružite adekvatnu obuku članovima tima o tome kako koristiti nove alate za automatizaciju. Nudite stalnu podršku za rješavanje bilo kakvih pitanja ili problema.
9. Učinkovito komunicirajte: Informirajte članove tima o napretku vaših inicijativa za automatizaciju. Objasnite prednosti automatizacije i riješite sve njihove brige.
10. Uzmite u obzir sigurnost: Kada radite s osjetljivim podacima, osigurajte da su vaši automatizirani radni procesi u skladu s propisima o privatnosti podataka i najboljim sigurnosnim praksama.

Stvarni primjeri uspješne automatizacije radnih procesa

Brojne organizacije diljem svijeta uspješno su implementirale automatizaciju radnih procesa kako bi poboljšale produktivnost i učinkovitost. Evo nekoliko primjera:

• Globalna e-commerce tvrtka: Velika e-commerce tvrtka automatizirala je svoj proces obrade narudžbi, smanjujući vrijeme isporuke za 50% i poboljšavajući zadovoljstvo kupaca. Koristili su RPA za izdvajanje podataka iz različitih sustava, provjeru narudžbi i generiranje naljepnica za otpremu.
• Multinacionalna financijska institucija: Globalna banka automatizirala je svoj proces odobravanja zajmova, smanjujući vrijeme potrebno za odobrenje zajma za 75%. Koristili su BPM sustav za pojednostavljenje procesa prijave, automatizaciju provjera kreditne sposobnosti i usmjeravanje prijava odgovarajućim odobravateljima.
• Međunarodni pružatelj zdravstvenih usluga: Pružatelj zdravstvenih usluga automatizirao je proces registracije pacijenata, smanjujući vrijeme čekanja i poboljšavajući iskustvo pacijenata. Koristili su no-code platformu za stvaranje samoposlužnog kioska gdje su se pacijenti mogli prijaviti, ažurirati svoje podatke i zakazati termine.
• Globalna marketinška agencija: Marketinška agencija automatizirala je proces izvještavanja o kampanjama, oslobađajući dragocjeno vrijeme za svoje voditelje klijenata. Koristili su Zapier za povezivanje svojih različitih marketinških alata i automatsko generiranje izvješća o uspješnosti kampanja.
• Tvrtka za razvoj softvera (distribuirani tim): Tvrtka za razvoj softvera s članovima tima u različitim vremenskim zonama koristila je alat za upravljanje projektima sa značajkama automatizacije za dodjelu zadataka, praćenje napretka i slanje automatskih podsjetnika, značajno poboljšavajući koordinaciju tima i brzinu isporuke projekata.

Prevladavanje izazova u automatizaciji radnih procesa

Iako automatizacija radnih procesa nudi brojne prednosti, postoje i neki izazovi kojih treba biti svjestan:

• Otpor promjenama: Neki članovi tima mogu se oduprijeti automatizaciji zbog straha od gubitka posla ili zabrinutosti zbog utjecaja na njihov rad.
• Problemi s integracijom: Integracija različitih alata i sustava za automatizaciju može biti složena i dugotrajna.
• Nedostatak vještina: Implementacija i upravljanje automatizacijom radnih procesa zahtijeva specijalizirane vještine i stručnost.
• Trošak: Alati i usluge za automatizaciju radnih procesa mogu biti skupi, posebno za mala poduzeća.
• Sigurnosni rizici: Automatizirani radni procesi mogu biti ranjivi na sigurnosne prijetnje ako nisu pravilno osigurani.
• Održavanje: Automatizirani radni procesi zahtijevaju stalno održavanje i ažuriranja.

Da biste prevladali ove izazove, važno je:

• Komunicirati prednosti automatizacije: Objasnite članovima tima kako će automatizacija poboljšati njihov rad i koristiti organizaciji.
• Pružiti adekvatnu obuku i podršku: Osigurajte da članovi tima imaju vještine i znanje potrebno za korištenje novih alata za automatizaciju.
• Odabrati alate koji se dobro integriraju: Odaberite alate za automatizaciju koji su kompatibilni s vašim postojećim sustavima.
• Početi s malim i postupno skalirati: Započnite s automatizacijom nekoliko jednostavnih procesa i postupno proširujte svoje napore u automatizaciji.
• Ulagati u sigurnost: Implementirajte sigurnosne mjere kako biste zaštitili svoje automatizirane radne procese od prijetnji.
• Planirati za stalno održavanje: Dodijelite resurse za održavanje i ažuriranje svojih automatiziranih radnih procesa.

Budućnost automatizacije radnih procesa

Automatizacija radnih procesa neprestano se razvija, potaknuta napretkom u umjetnoj inteligenciji (AI), strojnom učenju (ML) i računalstvu u oblaku. Evo nekih ključnih trendova na koje treba obratiti pozornost:

• Automatizacija potpomognuta umjetnom inteligencijom: AI i ML koriste se za automatizaciju složenijih i inteligentnijih zadataka, kao što su donošenje odluka, obrada prirodnog jezika i prepoznavanje slika.
• Hiperautomatizacija: Hiperautomatizacija kombinira više tehnologija automatizacije, kao što su RPA, AI i BPM, za automatizaciju poslovnih procesa od početka do kraja.
• Razvoj od strane građana (Citizen Development): No-code i low-code platforme osnažuju 'građane developere' (netehničke korisnike) da stvaraju i automatiziraju vlastite radne procese.
• Automatizacija u oblaku: Alati za automatizaciju temeljeni na oblaku postaju sve popularniji zbog svoje skalabilnosti, fleksibilnosti i isplativosti.
• Inteligentna obrada dokumenata (IDP): IDP koristi AI i ML za automatsko izdvajanje podataka iz nestrukturiranih dokumenata, kao što su fakture i ugovori.

Zaključak

Automatizacija radnih procesa moćan je alat koji može značajno povećati produktivnost tima, smanjiti troškove i poboljšati učinkovitost. Identificiranjem procesa pogodnih za automatizaciju, odabirom pravih alata i slijedeći najbolje prakse, organizacije mogu otključati puni potencijal automatizacije radnih procesa i postići svoje poslovne ciljeve. Prihvatite prilike koje pružaju nove tehnologije poput AI i hiperautomatizacije kako biste optimizirali svoje poslovanje i osnažili svoje globalne timove za uspjeh.

Kako se automatizacija radnih procesa nastavlja razvijati, ključno je ostati informiran o najnovijim trendovima i tehnologijama kako biste ostali ispred konkurencije. Prihvaćanjem inovacija i neprestanim traženjem načina za poboljšanje svojih procesa, možete osigurati da vaša organizacija ostane konkurentna u današnjem brzo mijenjajućem globalnom okruženju.